Jak ogarnąć maile po urlopie?

Wracasz do pracy po krótszej lub dłuższej przerwie, włączasz pocztę i… zalewa Cię potok wiadomości. Pierwsza reakcja, jaka przychodzi Ci do głowy, to paniczna ucieczka lub zwinięcie się w kłębek. 

Spokojnie, jestem tu, aby Ci pomóc.

Prawda jest taka, że napływ tony maili można przewidzieć. Dlatego, aby zminimalizować szok po powrocie z urlopu, podejmij pewne działania jeszcze przed jego rozpoczęciem. Jeśli jednak czytasz ten tekst już po swoich wakacjach – spokojnie. Też znajdziesz coś dla siebie.

Przed urlopem:

Przede wszystkim – ustaw automatyczną odpowiedź. Niby oczywista sprawa, a często widzę, że ludzie o niej zapominają. Co powinno być w idealnej odpowiedzi, poza informacją, że przez czas urlopu nie będzie z Tobą kontaktu?

  • Przede wszystkim – w jakim terminie nie będzie Cię w pracy. Ustaw autoresponder tak, aby zaczął działać kilka minut przed Twoim wyjściem z pracy ostatniego dnia przed urlopem.
  • Kto Cię zastępuje, z kim się kontaktować. Jeśli dla poszczególnych spraw odpowiednie będę różne osoby – wypisz je wszystkie.
  • Przyda się też prośba, aby – pomimo kontaktowania się z zastępującymi Cię osobami – dołączać Cię w polu „do wiadomości”. W ten sposób możesz łatwo prześledzić, jak przebiegały sprawy pod Twoją nieobecność.
  • Pamiętaj – nie ma czegoś takiego, jak za mało informacji w autoresponderze. Ta wiadomość będzie jedyną formą kontaktu z Tobą. Spraw, aby poprowadziła za rękę tych, którzy będą czegoś od Ciebie potrzebować.

Zrób listę spraw, nad którymi pracujesz. Nie, nie rób jej dzień przed urlopem, tylko odpowiednio wcześniej. Zastanów się, co musisz i uda Ci się skończyć przed wypoczynkiem, co może poczekać do Twojego powrotu, a czym uszczęśliwisz kogoś, kto Cię zastępuje. Na dzień lub dwa przed urlopem przekaż sprawy współpracownikom.

A, jeszcze jedno. Niezwiązane z mejlami, ale pamiętaj o tym. Upewnij się, że nic nie zostawiasz w lodówce i masz umyty kubek.

Po urlopie:

Firma stoi, działała bez Ciebie… mówiłem, że nie ma ludzi niezastąpionych. No, ale teraz trzeba trochę popracować nad tym, co nagromadziło się pod Twoją nieobecność.

Po pierwsze – zarezerwuj sobie trochę czasu na porządki w skrzynce. Jeśli myślisz, że zrobisz to w ciągu minuty po przyjściu do pracy – to źle myślisz. Na dodatek, jeśli będziesz mieć niewłaściwe nastawienie, ilość wiadomości wpędzi Cię w kiepski nastrój zaraz po urlopie. Chcesz tego?

Jeśli ktoś Cię zastępował – porozmawiaj z tą osobą. Dowiedz się, jak pod Twoją nieobecność rozwijały się Twoje sprawy. Co zostało zrobione, co jeszcze musi być zrobione. Może się okazać, że część mejli już nie będzie Cię dotyczyć…

Zacznij czytanie od najświeższych mejli. W tych długich – czytaj od dołu, aby ogarnąć całą rozmowę. W ten sposób poznasz wcześniejsze wiadomości.

Jeśli do tej pory obca była Ci filozofia „zero inbox” – teraz jest dobry moment, aby wdrożyć niektóre z jej zasad. Konkretnie – te dotyczące porządkowania.

  • Możesz załatwić sprawę jednym mailem, od ręki? Zrób to.
  • Problem w wiadomości już się przeterminował? Skasuj ją lub zarchiwizuj (jeśli czujesz, że będziesz potrzebować informacji z tego mejla). Podobnie, jeśli z danego mejla wynika, że sprawa została już załatwiona przez Twojego zastępcę.
  • Musisz popracować nad tą sprawą? Odłóż ją do zrobienia na później, dodaj do zadań – nad szczegółami pomyślisz potem, teraz musisz posprzątać skrzynkę.
  • Mejl jest fragmentem rozmowy, którą masz w całości w jednej z późniejszych wiadomości? Archiwizuj go. Od ręki. Dzięki temu z kilkuset wiadomości wątków zostanie tylko kilkadziesiąt lub nawet kilkanaście.
  • Wszelkie łańcuszki, spam i heheszkowe wiadomości – wywalaj lub archiwizuj. Natychmiast.

W ten sposób w dość krótkim czasie uda Ci się przebić przez lawinę wiadomości, która zasypała Cię po zajrzeniu do skrzynki. To, co zostanie Ci do zrobienia, to zajęcie się sprawami, które nie zostały rozwiązane przez Twoich zastępców. Ale te wiadomości masz już wybrane i wiesz, ile ich jest. Możesz planować pracę.

Jeśli pojawiły się jakieś nowe zadania – zbierz je w jedną listę i porozmawiaj o nich ze swoim przełożonym, jeśli masz jakieś wątpliwości.

W miarę prac – poinformuj zwłaszcza osoby z zewnątrz, że Twój urlop się skończył i na powrót działasz nad sprawą. Nie każdy musi pamiętać z Twojego autorespondera, kiedy kończy się Twój urlop.

Nie było Cię tydzień lub dwa. Nie licz na to, że ogarniesz to w kwadrans. Albo w godzinę. Pierwszy dzień po powrocie zawsze musi być specyficzny. Ale już od jutra wszystko będzie po staremu i trybiki będą się kręciły w swoim tempie.

No i opowiedz wszystkim, jak Ci minął urlop. Zawsze to jakaś miła przerwa w pracy.

A jeśli masz jakieś inne rady na ogarnięcie mejli po powrocie z urlopu – komentarze poniżej czekają.

  • Ustawienie autorespondera to obowiązek. Jeżeli to zrobisz i po powrocie z urlopu masz 1638 nieprzeczytanych maili, to… CTRL+A -> odznacz jako przeczytane.

    Dlaczego? Te sprzed dwóch tygodni są zapewne nieaktualne, więc szkoda sobie nimi głowę zawracać. Ostatnie otrzymane- jeśli bardzo istotne, to piszący napisze ponownie. Jeśli nie, znaczy że nie był istotny. Po co sobie głowę zawracać.

    Żebym to jeszcze sam wymyślił… Takie słowa usłyszałem od dyrektora marketingu międzynarodowej firmy. Może coś jest na rzeczy… 🙂

    • Niestety, wiem z doświadczenia, że te stare nie zawsze się przeterminowują, a tych ostatnich nie przysyłają ponownie. Dlatego nie zawsze warto ryzykować. Ale to już zależy od specyfiki pracy.